Na sukces firmy, prócz określenia wizji, misji i strategii, wpływa kompleksowa diagnoza otoczenia instytucji. W tym celu opracowano wiele narzędzi. Jednym z nich jest metoda badania 5 sił Portera (nazywana również analizą pięcioczynnikową lub modelem 5 sił konkurencji). Polega ona na zbadaniu konkretnych zagrożeń nie tylko ze strony konkurencji, ale również ze strony rynku czy odbiorców. Warto skorzystać z tej metody, bez względu na branżę w której działa podmiot, bowiem do osiągnięcia zakładanych wyników sprzedaży bądź obsługi, niezbędnym jest wyprzedzenie konkurencji.
- Pierwszy aspekt, od którego analiza powinna się rozpocząć, to nasilenie walki konkurencji funkcjonujących w tym samym sektorze. Menadżerowie podmiotu powinni zdefiniować podmioty wobec niego konkurencyjne pod różnymi względami – położenia, grupy docelowej, osób decyzyjnych. Takie działania pozwalają na osiągnięcie przewagi nad konkurencją.
- Drugi czynnik to nasilenie wpływu dostawców usług lub produktów na sytuację instytucji. Podmiot musi zadać sobie pytanie, na ile jego sytuacja determinowana jest sytuacją i zmianami jego dostawców. Jeśli instytucja jest od nich silnie uzależniona, należy przygotować propozycje dla kilku firm, które w razie kłopotów jednej z nich będą w stanie zachować ciągłość usług dostawczych.
- Kolejną „siłą” kierującą rynkiem według Portera jest natężenie wpływu odbiorców i możliwość wywierania przez nich nacisku na działalność instytucji – w jaki więc sposób należy na te naciski reagować? Czy warto poprawić komunikację z klientami? W przypadku odbiorców naszych produktów i usług należy również zastanowić się, jakie kanały i narzędzia powinny być wykorzystane do komunikacji.
- Ostatnim już czynnikiem warunkującym kształt rynku jest zagrożenie ze strony pojawiających się producentów, co oznacza, iż usługi naszej instytucji mogą zastąpić usługi innego podmiotu – pojawia się groźba substytutów. Jak sprawić, aby nasi klienci nie szukali zamienników i byli wierni naszym produktom lub usługom? Czy stosunek ceny produktów lub usług jest adekwatny do ich jakości?